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DataMerge für Erwachsene

myDataMerge – inDesign-Datenzusammenführung für Große :)

Bereits für einige Jobs habe ich die Datenzusammenführung von Adobe InDesign benutzt – ein an und für sich nett gedachtes Feature zur Erleichterung kleiner Automatisierungsjobs. Wie so oft, lauern aber Fehler (bzw. diese „Geht-Nichts“) im Detail. Das beginnt schon mit dem richtigen Exportformat aus Excel (kommagetrennter Text – und anschließend unbedingt die Datei in Excel schließen und hoffentlich das passende Zeichenencoding eingestellt).
Weitere kleine Nerver: Bilder müssen mit einer kompletten Pfadangabe in der CSV hinterlegt sein und ich habe nahezu keine Möglichkeiten zu entscheiden, wie mit den platzierten Daten verfahren werden und was in Sonderfällen stattdessen passieren soll.

Angesichts dessen, dass das Datenzusammenführung-Feature ja Automatisierungshilfe sein möchte, ist genau das schade – nämlich, dass die automatisiert erstellten InDesign-Dokumente anschließend dann doch wieder händisch angepasst werden müssen (bsp. GREP-Suchen und Ersetzen, Löschen von leeren Rahmen bzw. Zeilen mit verknüpften Grafiken, Verifizierung von Mailadressen,  usw.).

Genau in diese Bresche springt MyDataMerge. Das Stand-Alone-Programm für MacOS X liefert all das, was InDesigns Datenzusammenführung vermissen lässt:

  • Nativer Import von Excel-Files
  • im Vergleich zu InDesign sehr „gnädiger“ Import von CSV-Dateien (hinsichtlich Zeichen-Enkodierung und Trennzeichen)
  • Bereinigung der platzierten Daten mittels GREP-Actions (z.B. vereinheitlichte Schreibweisen von Telefonnummern).
  • Scriptbarer Export der zusammengeführten Dokumente (beispielsweise: Dateibenennung anhand Datenfeldern aus Excel) und Möglichkeit, Automator-Workflows anzukoppeln
  • Automatisches Zusammenfügen der erstellten Dateien in einem InDesign-Buch
  • Filterung der Quell-Datensätze (und davon abhängiger Export)
  • Löschen verknüpfter Grafiken in Platzhalter-Zeilen bei leeren Datensätzen
  • Möglichkeit zur Platzierung mehrerer Nutzen pro Seite (bspw. mehrerer Visitenkarten mit unterschiedlichen Datensätzen)
  • Fitting-Option zur Platzierung extralanger Zeilen (z.B. Textgröße anpassen, Rahmen anpassen)
  • Verifizierung von eMail-Adressen
  • und vieles mehr …

Und wirklich schön: All meine Einstellungen für ein Projekt kann ich speichern. Sprich: beim nächsten mal lade ich lediglich eine neue Datenquelle in MyDataMerge und kann anschließend den Workflow starten.

Was mir beim Testen direkt als Erstes ins Auge sprang war das Offensichtliche: „Ups, das Ding ist kein PlugIn“, heißt: ich muss InDesign verlassen und in einer externen Applikation Dinge einstellen, die im Anschluss dann von InDesign erledigt werden – was ich gewöhnungsbedürftig fand, ist aus Entwicklersicht aber ganz schlau gedacht: während PlugIns i.d.R. für jede neue ID-Version angepasst werden müssen, kann durch die Standalone-Lösung eine deutlich höhere Kompatibilität erzielt und sich bei neuen MyDataMerge-Versionen eher auf Feature-Updates konzentriert wetden …

Apropos “Feature-Update“: wenige Tage nach dem Schreiben des Artikels hier kam die neue Version 1.6.1 von MyDataMerge heraus (mit vielen neuen Funktionen und einer bis zu 3x schnelleren Performance in Sachen Styling und QR-Codes) – und, wenn es die Zeit erlaubt, zeige ich dann hier bald auch mal ein mit dem Update realisiertes Projekt. Ich bin gespannt 🙂

1 Kommentar

  1. Danke für den tollen Artikel!

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